GDPR

Zpracování a ochrana osobních údajů ve společné notářské kanceláři JUDr. Miroslava Nováka, notáře v Praze a JUDr. Jiřího Svobody, notáře v Praze

JUDr. Miroslav Novák a JUDr. Jiří Svoboda jsou notáři společníci a mají společnou notářskou kancelář v Praze na adrese Praha 1, Dlouhá 7051/16.

Notáři společníci JUDr. Miroslav Novák a JUDr. Jiří Svoboda podle ustanovení čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) tímto poskytují přehled o zpracování o ochraně osobních údajů ve své společné notářské kanceláři na adrese Praha 1, Dlouhá 7051/16.

Správci osobních údajů:

1. JUDr. Miroslav Novák, notář, tel. číslo: 222 326 420-2, e-mail: m.novak@notari-dlouha.cz, ID datové schránky mg6ca3y, v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení),
2. JUDr. Jiří Svoboda, notář, tel. číslo: 222 326 420-2, e-mail: j.svoboda@notari-dlouha.cz, ID datové schránky frkcbvh, v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení)

Správcem osobního údaje v oblasti pozůstalostního řízení je vždy příslušný okresní nebo obvodní soud, který pověřil notáře vedením řízení o pozůstalosti. U JUDr. Miroslava Nováka jde o Obvodní soud pro Prahu 1, Praha 1, Ovocný trh 587/14; u JUDr. Jiřího Svobody jde o Obvodní soud pro Prahu 5, Praha 1, Hybernská 1006/18, PSČ 110 00.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) je pověřen JUDr. Petr Klika, zaměstnanec Notářské komory České republiky, Apolinářská 442/12, 128 00 Praha 2, Česká republika, tel.: +420 234 773 707, e-mail: petr.klika@nkcr.cz.

V oblasti činnosti v pozůstalostním řízení, podle § 37 odst. 1 písm. a) GDPR správce nebo zpracovatel nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů, v případě, kdy zpracování provádí soud jednající v rámci svých soudních pravomocí. Notář v pozůstalostním řízení jako soudem pověřený soudní komisař provádí úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti. Pro oblast činnosti v pozůstalostním řízení tak není pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován.

Účel a právní základ zpracování osobních údajů: Notář je ve smyslu zákona č 358/1992 Sb., o notářském řádu a jejich činnosti (notářský řád) fyzická osoba, kterou stát pověřil notářským úřadem. Při své notářské činnosti zejména sepisuje veřejné listiny o právních jednáních, osvědčuje právně významné skutečnosti a prohlášení, přijímá listiny a peníze do notářské úschovy, dále provádí zápisy do Rejstříku zástav, veřejných rejstříků a veřejných seznamů (notářská činnost). V souvislosti s ní může udělovat právní porady a zastupovat v jednání s fyzickými a právnickými osoba a v řízení před orgány veřejné moci, sepisovat listiny, zpracovávat právní rozbory, vykonávat správu majetku, funkci insolvenčního správce ad.

Notář dále ve smyslu § 100 zákona č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních, jako soudní komisař pověřený soudem provádí úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti.

Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností a pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, notář zpracovává osobní údaje fyzických osob, zejména těch, kteří jsou účastníci notářského zápisu o právním jednání, jejich zástupci, svědci úkonu, důvěrníci, tlumočníci, žadatelé o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelé o notářskou úschovu listin, složitelé a příjemci notářské úschovy peněz, jiné osoby ve smyslu § 91 notářského řádu, věřitelé podle § 94b a násl. notářského řádu ad.

Dále jako soudní komisař zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení o pozůstalosti či jsou jinak zúčastněny na pozůstalostním řízení.

Současně notář za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční, zpracovává osobní údaje smluvních dodavatelů ‑ fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností.

Notář je dále zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a v souladu s tímto právním předpisem vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.

Právními tituly pro zpracování osobních údajů v společné notářské kanceláři JUDr. Miroslava Nováka a JUDr. Jiřího Svobody podle GDPR jsou:

• nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje;
• nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel;
• nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;

Získávání osobních údajů z jiných zdrojů: Je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétního úkolu, může notář získat osobní údaje z veřejných rejstříků nebo seznamů anebo z neveřejných informačních systémů, k nimž má zákonné oprávnění přistupovat (§ 109a až § 109f notářského řádu). Osobní údaje mohou být postoupeny orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou notáři doručeny.

Předávání osobních údajů: Případné předávání osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci. 

V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli ‑ externími dodavateli informačních systémů, a to v za účelem údržby a rozvoje informačních systémů. 

Délka uchovávání osobních údajů:

Délka uchovávání osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) vychází z kancelářského řádu, vnitřního předpisu Notářské komory České republiky. Po uplynutí lhůty stanovené v § 30 odst. 1, § 49 odst. 2 kancelářského řádu jsou písemnosti, obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě. Písemnosti obsahující osobní údaje, definované v § 49 odst. 1 kancelářského řádu podléhají skartačnímu řízení a po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu jsou zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

V případě činnosti v pozůstalostním řízení notář po ukončení příslušného pozůstalostního řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

Práva a povinnosti subjektů osobních údajů: GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:

a) právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR )
b) právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR)
c) právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) 

Následující práva mohou být uplatněna pouze v omezeném rozsahu či je nelze uplatnit:

a) právo na výmaz (právo být zapomenut) – (čl. 17 GDPR)
b) právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
c) právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR)
d) právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)

Uplatnění dotazů a žádostí - své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

Orgán pro vyřízení stížností - Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).